Event- und Konferenzverwaltungssystem ConfTool

Ausgehend von den Erfahrungen bei der Ausrichtung mehrerer Konferenzen entstand in Zusammenarbeit von VSIS und HITeC/DSL mit Harald Weinreich das Event- und Konferenzverwaltungssystem ConfTool. Die Software dient der Unter­stützung vie­ler notwendiger Aktivitäten bei der Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen und zeichnet sich – im Gegensatz zu den meisten vergleichbaren Systemen – dadurch aus, dass sowohl der Begutachtungsprozess als auch die Teilnehmerverwaltung unter einer einzigen Oberfläche angeboten werden.

Hauptcharakteristika des ConfTools sind:

• Vereinfachung des Begutachtungsprozesses vor allem dadurch, dass alle entscheidenden Phasen von der Einreichung der Beiträge über den Bewertungsprozess durch Gutachter und Programm-Komitee, bis hin zur Erstellung des Konferenzprogramms online erfolgen können.

• Abwicklung der Teilnehmeranmeldung über das System: Hierfür werden flexibel konfigurierbare Online-Anmeldeformulare eingesetzt; zusätzlich werden sowohl die Rechnungserstellung als auch die Verfolgung der Zahlungseingänge vom ConfTool unterstützt.

• Dazu gibt es Lokalisierungen für viele verschiedene Sprachen.

Das ConfTool-System wurde seit Jahren und wird auch weiterhin für zahlreiche nationale und internationale Konferenzen eingesetzt.

Die Software liegt in zwei Versionen vor: Eine einfachere Standard-Version wird für kleinere akademische Veranstaltungen auf Anfrage kostenfrei zur Verfügung gestellt. Für die professionelle Version ConfTool Pro wird eine anwendungs­abhängige Lizenz- und Service-Gebühr erhoben. Neben dem dabei gebotenen Support zeichnet sich diese Version unter anderem auch durch viele zusätzliche Funktionen, eine durchgängige Mehrsprachigkeit, die noch bessere Bedienbarkeit und Flexibilität sowie erweiterte Anmelde- und Zahlungsfunktionen aus. Sie ist damit auch für größere Veranstaltungen sehr gut geeignet.

Die objektorientierte Systemarchitektur von ConfTool genügt dank des vorhergehenden revolutionären Prototyping-Prozesses hohen Ansprüchen. Als technische Grundlage wurden die Open-Source-Komponenten PHP und MySQL gewählt, die geringe Kosten und eine leichte Anpassbarkeit gewährleisten. Hervorzuheben ist schließlich noch, dass das Feedback der Anwender jeweils systematisch ausgewertet wird und in den (Weiter-) Entwicklungsprozess mit einfließt. Schwerpunkte dieser laufenden Weiterentwicklung sind vor allem gute Erlernbarkeit und Benutzbarkeit des Systems.

Kooperationspartner

• über 60 Universitäten, Forschungseinrichtungen und Firmen, die ConfTool erfolgreich eingesetzt haben.

Mitarbeiter/innen

• Prof. Dr. Winfried Lamersdorf
• Harald Weinreich

Informationen im Internet:  ConfTool